Redução de 75% no tempo de lançamento das vendas com integração entre sistemas

Contexto

Na época, eu trabalhava na ADV Tecnologia e era responsável pelo lançamento das vendas no ERP principal da empresa.

Os vendedores utilizavam um sistema comercial separado, que não possuía integração com o ERP principal.
Com isso, cada venda precisava ser repassada manualmente.

Era um processo extremamente repetitivo, cansativo e sujeito a erros.
Levava cerca de 1 hora para fazer um lançamento e o maior tempo era copiando e colando informações entre sistemas.

O processo envolvia:

• Operação manual: cópia manual de dados cadastrais.
• Lançamento: Seleção manual dos módulos contratados.
• Financeiro: geração dos boletos da venda.
• Implantação: criação de arquivo de apoio para a equipe.

Fluxo manual entre o sistema comercial e o ERP antes da integração

Solução

Como os dois sistemas haviam sido desenvolvidos internamente, trabalhei junto ao programador da empresa para criar uma integração entre eles.

Minha atuação foi:

• Mapeamento: relacionamento entre campos dos sistemas.
• Regras de negócio: definição dos módulos e produtos equivalentes.
• Tratamento de exceções: ajustes para vendas fora do padrão.
• Validação: testes e conferência da integração.

Mapeamento entre produtos e regras da integração entre os sistemas

Resultado

O processo caiu de aproximadamente 1 hora para 15 minutos (75% a menos no tempo de lançamento).

Os principais ganhos foram:

• Produtividade: maior velocidade no lançamento das vendas.
• Eficiência operacional: redução significativa de retrabalho.
• Confiabilidade: eliminação de erros no lançamento dos módulos.
• Padronização: fluxo operacional mais consistente.

A integração continuou sendo utilizada por anos, inclusive pela pessoa que assumiu essa função posteriormente.

Aprendizados

Esse projeto reforçou pontos importantes no meu perfil:

• Visão de processo: identificação de gargalos operacionais reais.
• Iniciativa: busca de solução mesmo fora de uma função técnica formal.
• Pensamento sistêmico: entendimento das regras de negócio e impacto operacional.
• Colaboração: trabalho conjunto entre operação e desenvolvimento.

Hipótese

A proposta permitiria:

• Reduzir tempo operacional no lançamento das vendas.
• Minimizar erros gerados por processos manuais.
• Padronizar o fluxo entre sistemas.
• Aumentar a produtividade da operação.
• Escalar o processo sem aumento proporcional de esforço operacional.

Agradeço a leitura   =]
Fico à disposição para conversar e
aprofundar as decisões do projeto